Erschienen im HPImgzn 03/2016.

Zwei Wochen ist es jetzt her, seit “HackHPI” wirklich stattgefunden hat. Dass dies wirklich passieren würde hing aber bis zur letzten Woche am seidenen Faden, auch wenn die Planungen schon vor Monaten begonnen hatten.

Als jemand, der von relativ früh an beteiligt war, versuche ich hier ein paar meiner gewonnen Erfahrungen zu teilen.

Die Idee

Es gibt viele Partys, die man besucht und sich schon wenige Wochen später - manchmal schon am nächsten Morgen - nicht mehr dran erinnert. Und es gibt Mottopartys, auf die man sich teilweise wochenlang vorbereitet, um ein passendes Kostüm tragen zu können.

Mit Hackathons ist es etwa das gleiche. Und wir wollten, dass unser Hackathon einer von denen wird, an die man sich auch nach Wochen noch erinneren würde. Deshalb entschieden wir uns ein Motto zu wählen. Ursprünglich war das geplante Motto “Machine Learning”, wurde aber im nachhinein noch auf “Machine Learning and Data Analytics” erweitert. Und wie schon am Motto zu erkennen, wollten wir unseren Hackathon international gestalten und somit auf englisch veranstalten - was scheinbar relativ gut geklappt hat, im Anbetracht der Tatsache, dass wir Teilnehmer aus Großbritannien, Dänemark, Kanada, Osnabrück, etc. vorzuweisen hatten,


Der Veranstaltungsort

Wenn die Idee erstmal das Licht der Welt erblickt hat, tut sich das nächste Problem auf: Wo soll das ganze stattfinden? Können wir ihn in der Uni durchführen oder brauchen wir externe Räume?

Wir hatten Glück und bekamen die Erlaubnis den Hackathon in den Räumlichkeiten der “School of Design Thinking” durchzuführen. Rückblickend lässt sich sagen, dass die Zusammenarbeit mit dieser das unkomplizierteste an der kompletten Organisation war. Schwieriger war es, ein separates W-Lan-Netz und ein paar viele Steckdosen zu organisieren. Und 100 Tische, an denen man normal sitzen können sollte.

Was mit den Design-Thinking-Tischen und -Whiteboards während des Hackathons passieren sollte? Bis zu diesem Zeitpunkt noch kein Teil unserer Planung, am Ende dann aber ein ziemlich aufwändiges Unterfangen: Alle mussten raus und möglichst nach dem Hackathon an die ursprünglichen Stellen zurück.
 

Die Finanzierung

Einen Hackathon zu veranstalten ist teuer. Überraschend? Nein,  aber ein wesentlicher Punkt der Planung. Vorallem weil das HPI sich finanziell nicht direkt am Hackathon beteiligen wollte und unser Klubbudget niemals gereicht hätte. Am Ende unserer Kalkulationen, sind wir auf eine benötigte Summe von stolzen 9000€ gekommen.

Für uns hieß das Sponsoren finden. Aber wie macht man das richtig? SAP war von Anfang an gesetzt. Und Wikidata als gemeinnützige Organisation auch. Danach wurden alle großen Tech-Firmen, die uns einfielen, angeschrieben - von Apple bis Zalando. Leider größtenteils ohne Erfolg bzw. ohne Rückmeldung - auch nach dem dritten Reminder.

Glücklicherweise gibt es ja noch “Major League Hacking” - ein ursprünglich amerikanischen Verband, der hilft Hackathons zu organisieren und ein großes Sponsoren-Netzwerk hinter sich hat. Der perfekte Partner für uns. Dachten wir. Leider auch hier nach wenigen Wochen des Wartens eine Absage. Aber zumindest mit dem Angebot, dass sie für Fragen zur Verfügung stehen würden. Und einer Vermittlung an Twilio - was aber weniger mit MLH zu tun hatte, als mit Naomi, die für MLH arbeitet und zusammen mit Dominik, der jetzt Developer Evangelist bei Twilio ist, den “jacobsHack!” in Bremen organisiert.  

Nachdem Twilio bereit war uns zu unterstützen, ging es wieder zurück aufs Schlachtfeld, da auch mit drei Sponsoren unser benötigtes Budget noch lange nicht erreicht war. Und noch ungefähr vier Wochen Zeit bis zum HackHPI.

Nach und nach kamen dann doch noch ein paar mehr Sponsoren zusammen. Bis zur letzten Woche vor der Veranstaltung waren wir aber immer noch deutlich im Minus. Dann kam komplett unerwartet die Antwort von “IBM Bluemix”, deren Kontaktdaten wir von Professor Müller bekommen hatten, dass sie uns sponsoren würden. Und damit die grünen Zahlen auf dem Budgetplan.


Das Marketing / Die Teilnehmer

Der bestorganisierteste Hackathon macht keinen Sinn, wenn man keine Teilnehmer hat. Und wo findet man diese eher als im Internet.

Also legten wir eine Webseite an - wobei hier das Problem war, dass der Hackathon noch keinen Namen hatte, wir also nicht wussten, welche Domain gebucht werden sollte. Wir entschieden uns nach dem Vorbild des “HackMIT” für “HackHPI” und buchten die Domain hackpi.org. Leider damals noch ohne Logo, denn nachdem wir uns intern auf den Namen geeinigt und die ersten Logoentwürfe an die ÖA gesendet hatten, kam die (gefühlt) große Stille. Und dann die Ansage, dass wir das Logo in der ersten Version so nicht nutzen könnten, weil es zu offiziell wirke. Also zurück ans Zeichenbrett und den zweiten Entwurf abgeschickt, der dann zumindest nicht abgelehnt wurde. Deshalb konnten wir jetzt anfangen das Logo zu nutzen. Sowohl auf der Webseite, als auch auf Twitter, Facebook, den Stickern und den T-Shirts.

Nach und nach kamen die ersten Anmeldungen rein. Am Anfang noch schleppend, am Ende dann mit 20 vergebenen Tickets innerhalb von einer Minute(!). Die Teilnehmer standen also fest.

Das Programm

Wie bereits erwähnt, wollten wir unseren Hackathon thematisch nicht komplett frei gestalten, sondern zum Thema “Machine Learning”.

Da wir uns leider selber nicht wirklich gut damit auskannten, kam schnell die Idee auf, dass wir ja einfach Workshops anbieten könnten. Die Organisation dieser zog sich dann bis in die letzte Woche, aber ich glaube es hat sich gelohnt. Denn nachdem man den Workshop besucht hatte, war für viele die Einstiegshürde gefallen und der Hackathon konnte richtig Fahrt aufnehmen.

1337 Minuten (22 Stunden und 17 Minuten) ohne Verpflegung durchzuarbeiten ist quasi unmöglich. Deshalb haben wir einen Großteil unseres Budgets, in Essen investiert. Dazu zählt unter anderem ein Catering von “Iss Kind, Iss”, dass drei der Mahlzeiten abdeckte und ein Barbeque, das von FuV und Kochklub durchgeführt wurde.

Aber auch viele andere Klubs des HPIs waren an diesem Wochenende aktiv: Angefangen beim Sportklub, der uns Kicker zur Verfügung gestellt hat, über die Film- und Foto-Klubs, die das Wochenende dokumentiert haben bis hin zum Mobile Developers Klub, die in die Reihen unsere Sponsoren aufgestiegen sind.

Danke an dieser Stelle nochmal an alle Beteiligten!

Rückblickend stellt sich natürlich die Frage: War es den ganzen Aufwand wert? Definitiv.

Würde ich es wieder machen, wenn ich gewusst hätte, wie viel Zeit es zu investieren gilt? Mhhhhhh...